Perché un punteggio combinato può essere fuorviante
Una quotazione con un prezzo attraente non dovrebbe essere sufficiente per aggirare un requisito obbligatorio irrisolto. Quando ogni fattore è inserito in una tabella ponderata, una proposta può sembrare competitiva anche se la sua base tecnica è incompleta. Utilizzare prima un criterio di ammissibilità, quindi confrontare le proposte che passano. Questo è un metodo di valutazione illustrativo, non una classifica delle marche di pompe.
Gate 1: definire i requisiti obbligatori
Identificare i requisiti operativi, i materiali richiesti, i vincoli di installazione e qualsiasi documentazione essenziale. Indicare cosa costituisce una prova accettabile e chi la esamina. Utilizzare tre risultati: superato, non superato o non risolto.
Un documento su una famiglia di prodotti ampia può essere utile come background, ma potrebbe non risolvere la proposta esatta. Registra esplicitamente le deviazioni approvate in modo che i revisori successivi non debbano ricostruire la decisione da frammenti di e-mail.
| Criterio illustrativo | Peso | Score / 5 | Contributo |
|---|---|---|---|
| Costo stimato | 40% | 4 | 1.6 |
| Consegna confermata | 30% | 3 | 0.9 |
| Supporto per la manutenzione | 20% | 5 | 1.0 |
| Documentazione | 10% | 4 | 0.4 |
| Totale | 100% | — | 3.9 / 5 |
Gate 2: punteggio delle proposte ammissibili
Solo dopo la revisione obbligatoria dovrebbe iniziare il confronto commerciale. Selezionare i criteri che sono importanti per il progetto, definire le regole di punteggio e impostare i pesi prima di vedere il risultato finale.Esempi sono il costo valutato, la consegna confermata, il supporto di manutenzione e la completezza della documentazione oltre il minimo obbligatorio.
Un punteggio ponderato è la somma dei punteggi di ciascun criterio moltiplicata per il suo peso. Se si utilizza una scala a cinque punti e i pesi totali sono 100%, il risultato complessivo rimane su quella scala a cinque punti.
Lavorare un confronto illustrativo
Supponiamo che i pesi siano costo 40%, consegna 30%, supporto di manutenzione 20% e documentazione 10%.Un'offerta idonea che riceve 4, 3, 5 e 4 ottiene i punteggi 4×0.40 + 3×0.30 + 5×0.20 + 4×0.10 = 3.9 su 5.
Questi numeri non valutano alcun fornitore effettivo. Il loro scopo è quello di mostrare l'aritmetica. Una seconda offerta non può essere giudicata equamente fino a quando non sono state applicate le stesse definizioni di punteggio. Evitare di assegnare un punteggio di consegna da una promessa non confermata mentre si valuta un altro fornitore rispetto a un impegno scritto.
Verificare se la decisione è robusta
Se una piccola modifica inverte la decisione, descrivi la scelta come sensibile a queste priorità piuttosto che come matematicamente certa. Confronta anche l'ambito di fornitura: gli accessori o le parti di ricambio omessi possono far sembrare i prezzi più favorevoli senza rendere l'offerta più completa.
Ad esempio, un accordo di servizio verificato potrebbe influenzare un punteggio di manutenzione-supporto, ma non dovrebbe automaticamente guadagnare punti separati per ogni frase correlata nel preventivo.
Rilasciare una raccomandazione auditabile
Mantenere insieme la revisione obbligatoria, le definizioni di punteggio, i riferimenti alle prove e la configurazione selezionata. La raccomandazione deve identificare le condizioni commerciali irrisolte e la persona responsabile della loro chiusura.Al rilascio dell'ordine, trasferire l'ambito approvato nell'ordine di acquisto invece di fare riferimento solo alla riga del foglio di calcolo con il punteggio più alto.
Questo approccio rende la decisione spiegabile ai reparti di ingegneria, acquisti e manutenzione e fornisce una base utile per un successivo progetto di sostituzione senza implicare che lo stesso marchio o lo stesso peso debbano vincere in ogni applicazione.
Illustrazione: Sequenza illustrativa di valutazione delle offerte: requisiti obbligatori prima del punteggio ponderato; nessun fornitore o marchio viene classificato.
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